Organiser des congrès se présente comme une opportunité de côtoyer d’autres professionnels dans votre domaine. Cependant, ce n’est pas une mince affaire. Voici donc des astuces pour vous aider à tout planifier sereinement.
Soyez organisé
Discutez du but des congrès et colloques médicaux et pharmaceutiques avec votre équipe et partenaire. Gardez cet objectif à l’esprit en effectuant les étapes suivantes. Comment voyez-vous votre symposium ? Indiquez les particularités dans votre cahier de charge comme la localisation, les intervenants, les effectifs et le niveau des auditeurs, la restauration et les divertissements à prévoir. De quelle façon comptez-vous financer votre événement ? Déterminez quelles ressources vous disposez gracieusement et sur ce que vous pouvez facturer aux participants pour couvrir les dépenses en réalisant simultanément des bénéfices, si cela constitue l’un des motifs. Élaborez un plan budgétaire en décrivant les grands volets de votre inventaire - location de l’emplacement, le personnel, les conférenciers, le repas, la signalisation, l’équipement de sonorisation et de vidéo ainsi que des objets de cadeau. Pensez à inclure les charges de promotion, comme un site Web, et prévoir une marge de 10 à 15 % en cas de surcoût des investissements. Vous pouvez demander l’aide d’un organisateur congrès médical.
Engagez un professionnel
En tant que professionnel en médecine, vous n’avez pas peut-être les compétences nécessaires pour la gestion et la mise en place. Tenez-vous à l’aspect académique des choses, en choisissant des communications et des discours-programme spéciaux. Pour le côté pratique, demandez de l’aide. Il existe de nombreux organisateurs de conférences et d’entreprises travaillant dans ce domaine. Sollicitez-les. Les participants ne viennent pas pour les documents. Ils souhaitent rencontrer d’autres chercheurs, pour échanger des idées et réseauter. Trouver donc des moyens ingénieux pour faciliter considérablement cette tâche.
Commencez tôt
Collaborez le plus tôt possible avec les prestataires de services pour les éléments de votre feuille de calcul budgétaire. Soyez au courant de ce qui sera proposé dans chaque cas et examinez attentivement les contrats et les politiques d’annulation. Ainsi, vous devez savoir si l’hôtel offrira de l’équipement audiovisuel et du matériel dans ses salles de réunion. Si vous avez besoin d’un fournisseur avec des attributs particuliers, renseignez auprès des institutions compétentes. Concevez un logo et une harmonie de couleurs pour votre manifestation, et affichez-les sur le site Web de l’événement. Le succès d’une conférence ne dépend pas nécessairement du nombre de personnes qui l’organisent. Soyez sélectif et assurez-vous d’être dans les temps.
